Hallands Släktforskarförenings stadgar

För den ideella föreningen, Hallands Släktforskarförening. Föreningen är bildad den 21 april 1982. Föreningens stadgar är omarbetade och fastställda under 2001, 2008 och 2021.

§ 1             Föreningens firma och ändamål

Föreningens firma är Hallands Släktforskarförening (HSF), nedan kallad föreningen.

Föreningens ändamål är:
att utveckla halländsk släktforskning
att sprida kunskap om och skapa intresse för släktforskning
att bidra till att bevara och presentera det halländska kulturarvet i bild och skrift

§ 2             Tillhörighet

Föreningen är medlem av Sveriges Släktforskarförbund.

§ 3             Medlemskap

I föreningen får endast fysisk person vara medlem.

Varje fysisk person som vill stödja föreningen kan bli personlig medlem. Personlig medlem skall erlägga fastställd avgift.

Hedersmedlem.
Medlem som på ett förtjänstfullt sätt gagnat föreningens verksamhet kan bli hedersmedlem. Styrelsen kan föreslå årsmötet sådan medlem. Utnämnandet bör behandlas restriktivt och till grund bör ligga verkligt stora insatser för föreningen och släktforskningen. Hedersmedlem erlägger ingen avgift.

§ 4             Medlemsavgifter

Personlig medlemsavgift, betalas i form av fastställd avgift.

Familjeavgift, betalas av familjemedlemmar som tillhör samma hushåll som ordinarie personlig medlem. Familjemedlem erlägger reducerad avgift som motsvarar 50 % av ordinarie medlemsavgift. Familjemedlem har rösträtt.

Avgifter fastställs av årsmötet för nästkommande verksamhetsår.

§ 5             Beslutande organ

Beslutande organ är årsmöte, extra årsmöte och styrelsen.

§ 6             Firmateckning

Föreningens firma tecknas av styrelsen eller, om styrelsen så beslutar, av två styrelseledamöter gemensamt eller av en eller flera särskilt utsedda personer.

§ 7             Verksamhets- och räkenskapsår

Föreningens verksamhets- och räkenskapsår omfattar tiden f r o m  1/1 – 31/12.

§ 8             Stadgeändring

För ändring av föreningens stadgar krävs 2/3 röstmajoritet vid ordinarie årsmöte.
Förslag till ändring av stadgarna skall avges skriftligt och får avges av såväl medlem som styrelsen.
Av kallelserna skall framgå att frågan om stadgeändring föreligger.

§ 9             Upplösning av föreningen

För upplösning av föreningen erfordras beslut vid årsmöte med minst 2/3 av antalet angivna röster.

I beslut om upplösning av föreningen skall anges , dels att föreningens tillgångar skall användas till ett bestämt ändamål, dels var den upplösta föreningens handlingar och digitala produkter skall förvaltas eller arkiveras, till exempel folkrörelsearkiv eller motsvarande.

Av kallelsen till mötet skall framgå att frågan om nedläggning föreligger.

ÅRSMÖTE OCH EXTRA ÅRSMÖTE

§ 10             Ordinarie årsmöte

Årsmötet, som är föreningens högsta beslutande organ, skall hållas under mars månad på tid och plats som styrelsen bestämmer.

Kallelse till årsmötet ombesörjs av styrelsen och skall senast två veckor före årsmötet och vara tillgänglig i föreningslokal och föreningens officiella organ.

Verksamhets- och förvaltningsberättelse, revisorernas berättelse, verksamhetsplan med budget samt styrelsens förslag och inkomna motioner med styrelsens yttrande skall finnas tillgängliga senast en vecka före årsmötet. I kallelsen skall anges var dessa handlingar finns tillgängliga.

§ 11             Ärenden vid årsmötet

Såväl medlem som styrelse får avge förslag att behandlas vid årsmöte.
Förslag från medlem skall vara styrelsen tillhanda senast den första februari.
Styrelsen skall avge skriftligt yttrande över förslaget.

§ 12             Rösträtt – yttranderätt

Personlig medlem och familjemedlem som betalt förfallna medlemsavgifter har rösträtt på mötet.
Rösträtt är personlig och får inte utövas av ombud.

§ 13             Beslutsmässighet

Mötet är beslutsmässigt med det antal röstberättigade medlemmar som är närvarande på mötet.

§ 14             Beslut och omröstning

Beslut fattas med bifallsrop eller om så begärs efter omröstning, votering.
Val avgörs genom relativ majoritet.
Med relativ majoritet menas att den (de) som erhållit högsta antalet röster är vald (valda) oberoende hur dessa röster förhåller sig till antalet avgivna röster.
Med undantag för val samt för de i § 8 och § 9 första stycket nämnda fallen avgörs vid omröstning alla frågor genom absolut majoritet.
Absolut majoritet innebär att mer än hälften av antalet avgivna röster skall tillfalla förslaget.
Omröstning sker öppet. Om röstberättigad medlem begär det skall dock val ske slutet.
Vid omröstning som inte avser val gäller vid lika röstetal det förslag som biträds av ordföranden vid mötet, om han är röstberättigad. Är han inte röstberättigad avgör lotten.
Vid val skall vid lika röstetal lotten avgöra.
Beslut skall bekräftas med klubbslag.

§ 15             Valbarhet

Valbar till styrelsen och valberedningen är röstberättigad medlem av föreningen.

Arbetstagare inom föreningen får dock inte väljas till ledamot av styrelse, valberedning eller till revisor i föreningen.

§ 16             Ärenden vid årsmöte

Vid årsmöte skall följande frågor behandlas och protokollföras:

 1.        Mötet öppnas
 2.        Fastställande av röstlängd
 3.        Fråga om mötet är utlyst på rätt sätt
 4.        Fastställande av föredragningslistan
 5.        Val av ordförande och sekreterare för mötet
 6.        Val av protokolljusterare och tillika rösträknare
 7.        Föredragning av:
        a) Styrelsens verksamhetsberättelse för det senaste verksamhetsåret
        b) Styrelsens förvaltningsberättelse ( balans- och resultaträkning) för det senaste räkenskapsåret
 8.        Revisorernas berättelse
 9.        Fråga om:
        a) fastställande av resultaträkningen och balansräkning
        b) disposition av resultatet
        c) ansvarsfrihet för styrelsens ledamöter
10.        Fastställande av medlemsavgifter
11.        Fastställande av verksamhetsplan och behandling av budget för det kommande räkenskapsåret
12.        Fastställande av officiella organ
13.        Behandling av styrelsens förslag och i rätt tid inkomna motioner
14.        Val av:
        a) föreningens ordförande för en tid av två år
        b) halva antalet övriga ledamöter i styrelsen för en tid av två år
        c) två suppleanter i styrelsen med för dem fastställd turordning för en tid av ett år
        d) två revisorer jämte suppleanter för en tid av ett år. I val av revisorer får styrelsens ledamöter inte delta
        e) minst tre ledamöter i valberedningen för en tid av ett år, av vilken en skall utses som ordförande
        f) beslut om val av ombud till Sveriges Släktforskarförbunds förbundsstämma
15.        Övriga frågor

Styrelsen tillträder direkt efter val på årsmötet.

§ 17             Extra årsmöte

Styrelsen kan kalla medlemmarna till extra årsmöte.
Styrelsen är skyldig att kalla till extra årsmöte när en revisor eller minst en tiondel av föreningens röstberättigade medlemmar begär detta.
Sådan framställan skall avfattas skriftligen och innehålla skälen för begäran.
När styrelsen har mottagit en sådan begäran om extra årsmöte skall den inom 14 dagar kalla till sådant möte att hållas inom två månader från kallelsen.
Underlåter styrelsen att utfärda föreskriven kallelse får den som gjort framställningen utfärda kallelse i enlighet med föregående stycke.

Vid extra årsmöte får endast det som föranlett mötet upptas till behandling.
Om rösträtt på extra årsmöte och om beslutsmässighet vid sådant möte gäller vad som sägs i § 12 och § 13.

§ 18             Valberedning

Valberedning skall bestå av ordförande och minst två ledamöter.
Valberedningen skall senast 6 veckor före årsmötet tillfråga dem vilkas mandattid utgår vid mötets slut, om de vill kandidera för nästa mandatperiod.
Senast en vecka före årsmötet skall valberedningens förslag finnas tillgängligt.

§ 19             Revisorer

Revisorerna har rätt att fortlöpande ta del av föreningens räkenskaper, årsmötes- och styrelseprotokoll samt övriga handlingar.

Föreningens räkenskaper skall vara revisorerna tillhanda senast en månad före årsmötet.

Revisorerna skall granska styrelsens förvaltning och räkenskaper för det senaste verksamhets- och räkenskapsåret samt till styrelsen överlämna revisionsberättelse senast 14 dagar före årsmötet.

STYRELSEN

§ 20             Sammansättning

Styrelsen består av ordförande samt sex ordinarie ledamöter.
Styrelsen skall bestå av både kvinnor och män.
Årsmötet utser dessutom två suppleanter.
Strävan är att hela länet finns representerat.

Styrelsen utser inom sig vice ordf, sekreterare, kassör, klubbmästare och de övriga befattningshavare som behövs.

Vid förhinder för ledamot inträder suppleant enligt av årsmötet fastställd turordning. Avgår ledamot före mandattidens utgång inträder suppleant i dennes ställe enligt samma ordning för tiden t o m nästföljande årsmöte.

Styrelsen får utse person till adjungerad ledamot. Sådan ledamot har inte rösträtt men kan efter beslut av styrelsen ges yttrande- och förslagsrätt.

§ 21             Verkställande utskottet (VU) (ny 2001)

Styrelsen utser inom sig ett verkställande utskott som verkar mellan styrelsemötena enligt delegation.

• Verkställande utskottet består av tre ledamöter jämte en suppleant, samtliga ordinarie styrelseledamöter.
• Vid förfall för ordföranden utser VU tillfällig ordförande.
• VU sammanträder på kallelse av ordföranden.
• Vid Vu:s sammanträden skall protokoll föras.
• Vid lika röstetal skall det förslag som ordföranden biträder godkännas.
• VU kan till sig adjungera person eller grupp.

Det åligger VU att

• Verkställa styrelsens beslut.
• Leda föreningens kansli.
• Bereda ärenden som styrelsen skall handlägga.
• Pröva ansökningar om medlemskap.
• I övrigt handha styrelsens åligganden då denna inte är samlad.
• I samråd med föreningens sekreterare uppgöra förslag till styrelsens berättelse.
• I samråd med föreningens kassör uppgöra förslag till arbetsplan och budget.

§ 22             Styrelsens åligganden

Styrelsen skall svara för föreningens verksamhet enligt fastställda planer samt tillvarata medlemmarnas intressen.
Det åligger styrelsen att:

• tillse att för föreningen gällande lagar, stadgar och bindande regler iakttas
• verkställa av årsmötet fattade beslut
• planera, leda och fördela arbetet inom föreningen
• ansvara för och förvalta föreningens medel
• tillställa revisorerna underlag enl § 19
• förbereda årsmötet

Ordföranden är föreningens officiella representant. Ordföranden skall leda styrelsens förhandlingar och arbete samt övervaka att föreningens stadgar och övriga för föreningen bindande regler och beslut efterlevs.
Har ordföranden förhinder skall vice ordföranden träda in i ordföranden ställe.       
Styrelsen skall besluta om fördelning av arbetsuppgifterna i övrigt. Har inte annat beslutats ankommer nedan angivna uppgifter på sekreteraren och kassören.

Sekreteraren

• förbereda styrelsens sammanträden och föreningens möten
• föra protokoll över styrelsens sammanträden
• se till att föreningens handlingar hålls ordnade och förvaras på betryggande sätt
• se till att fattade beslut verkställs
• om ordföranden inte bestämmer annat, underteckna utgående handlingar
• årligen upprätta förslag till verksamhetsberättelse

Kassören

• se till att medlemmarna betalar beslutade avgifter till föreningen
• se till att föreningen söker de bidrag som kan vara aktuella
• svara för föreningens bokföring vilket innebär skyldighet att föra bok över föreningens räkenskaper
• årligen upprätta balans- samt resultaträkning        
• utarbeta underlag för budget och budgetuppföljning
• se till att föreningens skatter, avgifter, och skulder betalas i rätt tid
• föra medlemsförteckning
• föra inventarieförteckning

§ 23             Kallelse, beslutsmässighet & omröstning

Styrelsen sammanträder på kallelse av ordföranden, eller då minst halva antalet styrelseledamöter har begärt det.

Styrelsen är beslutsmässig då samtliga ledamöter kallats och då minst halva antalet ledamöter är närvarande. För alla beslut krävs att minst hälften av styrelsens närvarande ledamöter är ense om beslutet. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst. Röstning får inte ske genom ombud.

I brådskande fall får ordföranden besluta att ärende skall avgöras genom skriftligomröstning eller vid telefonsammanträde. Om särskilt protokoll inte upprättas skall sådant beslut anmälas vid det därefter följande sammanträdet.

Vid sammanträde skall protokoll föras. Protokollet skall justeras av mötesordföranden och av sekreteraren. Avvikande mening skall antecknas till protokollet.